Objetivo

Al terminar este módulo podrás:

Configurar el catálogo de tipos de inspección: conceptos, claves, evidencia obligatoria, peso de archivos e inspección anónima.
Operar el ciclo completo de una inspección: asignar desde la bandeja, ejecutar en campo con informe y evidencia, y cerrar con dictamen.
Configurar el módulo de citas: crear oficinas con calendario/horario, escritorios con pausas, y habilitar la funcionalidad "Cita como trámite".
Operar citas desde la bandeja: confirmar asistencia, reasignar escritorio, marcar como atendida y aprobar la etapa.
Agregar ambas etapas (Inspectores y Citas) al flujo del trámite ejemplo y probar el ciclo completo.

Dos módulos independientes, misma lógica de integración. Inspectores y Citas son módulos separados en la barra lateral, cada uno con su configuración, bandeja de asignación y bandeja de entrada. Se integran al trámite como etapas: arrastras "Inspectores" o "Citas" al flujo de etapas igual que arrastraste "Revisión" en el módulo 1.5.

Parte A — Módulo de inspectores

El módulo de inspectores digitaliza las verificaciones de campo dentro de un trámite. Conecta la gestión administrativa de oficina con la realidad física que se tiene que auditar: una obra, un comercio, un vehículo, una instalación.

El flujo tiene 3 componentes con roles distintos:

Componentes del módulo de inspectores

Componente	Quién lo usa	Para qué sirve
Configuración	Superadmin / Admin	Crear el catálogo de tipos de inspección, definir peso de archivos, activar inspección anónima, dar de alta inspectores.
Bandeja de asignación	Admin / Editor	Recibir solicitudes de inspección y asignarlas a un inspector con fecha, turno y opción de anonimato. El operador no accede a esta bandeja.
Bandeja de entrada	Inspector	Ver la agenda (día/semana/mes), planificar rutas en mapa, ejecutar la inspección y cargar informe con evidencia.

Conceptos clave

Concepto	Qué es
Concepto de inspección	Tipo de control que va a realizar el inspector (ej. seguridad e higiene, obras privadas, bromatología). Es el cimiento del sistema — sin conceptos configurados no puedes crear trámites con etapa de inspección.
Inspección anónima	Opción que oculta la identidad del inspector ante el ciudadano. Útil para denuncias o casos sensibles donde se requiere proteger al funcionario.
Folio de trámite vs. folio de inspección	Un trámite puede tener múltiples inspecciones (ej. una de seguridad y una de sanidad), cada una con su folio propio.

Panel Trámite en línea con Módulo inspectores activado — Activa el Módulo inspectores desde el panel del trámite para habilitar la etapa

Configurar el módulo

Ve a la barra lateral → Inspectores → Configuración. La pantalla tiene una columna izquierda con los ítems a configurar. Trabaja en dos áreas:

Configuración general

Peso máximo de archivos: define en MB el tamaño máximo de evidencia que los inspectores pueden subir (fotos, actas). Considera la calidad de cámara de los celulares — un límite muy bajo (ej. 2 MB) causa errores con fotos de alta resolución.
Inspección anónima: casilla "Permitir inspección anónima". Si se activa, el ciudadano no puede ver el nombre del inspector. Úsala para denuncias vecinales, clausuras o casos sensibles.
Click en "Guardar cambios".

Catálogo de tipos de inspección

Acá creas el "menú" de inspecciones disponibles. Dos métodos:

Método	Cuándo usarlo
Carga manual	Crear inspecciones específicas o ajustes rápidos.
Carga masiva (CSV)	Municipios que migran datos o tienen muchos tipos.

Carga manual

Click en "Nuevo concepto" (esquina superior derecha). Completa:

Campo	Qué define	Ejemplo
Clave	Código único del concepto — planifica una nomenclatura lógica.	`INS-01`, `OBR-A`, `COM-01`
Concepto	Nombre visible de la inspección.	Inspección de obra
Descripción breve	Alcance de la inspección.	Verifica permisos vigentes y avance de obra.

Después define la evidencia obligatoria que tiene que subir el inspector (ej. foto de fachada, permiso de obra):

Activa "Múltiples archivos" — casi siempre conviene. Rara vez una sola foto es suficiente evidencia.
Si necesitas otro tipo de documento, click en "Agregar opción".
Click en "Guardar".

Carga masiva (CSV): Prepara un archivo CSV con columna de clave única por concepto. Si cargas claves que ya existen, el sistema las ignora — no se duplican ni se sobrescriben. Revisa el CSV antes de subir para evitar cargas incompletas.

Gestión de funcionarios (inspectores)

En el menú izquierdo de configuración vas a encontrar "Añadir funcionario". Esto te redirige al Módulo de usuarios (módulo 1.8), donde asignas permisos de operador, administrador o editor dentro del módulo de inspectores.

Orden obligatorio: primero configura el catálogo de conceptos, después diseña el trámite con la etapa. Sin conceptos, no puedes crear etapas de inspección.

Asignar inspecciones (bandeja de asignación)

Barra lateral → Inspectores → Bandeja de asignación. Es el centro de comando logístico — acá se decide quién va a hacer la visita, cuándo y en qué turno.

La interfaz tiene 3 secciones:

Sección	Qué muestra
Panel de estadísticas	Cuántas inspecciones asignadas vs. pendientes.
Barra de herramientas	Búsqueda por folio, filtro por tipo de trámite, botones de refrescar y limpiar filtros.
Listado de solicitudes	Tarjetas con dirección, folio del trámite, folio de inspección. Botones: "Ver detalles" (ojo) y "Asignar inspector".

Cómo asignar

1. Previsualizar — click en el ícono de ojo para ver nombre del solicitante, dirección y folio antes de asignar.

2. Asignar — click en el botón azul "Asignar inspector". Se despliega el formulario:

Campo	Qué define
Inspector	Funcionario responsable (lista desplegable con nombre y correo).
Fecha	Día exacto de la visita.
Horarios disponibles	Turno: matutino o vespertino.
Inspección anónima	Interruptor para ocultar la identidad del inspector.

3. Confirmar — click en "Guardar". La inspección desaparece de pendientes y viaja automáticamente a la bandeja de entrada del inspector seleccionado.

GEOLOCALIZACIÓN

Usa la vista de mapa en la bandeja de entrada para asignar inspecciones cercanas al mismo inspector en un mismo día. Ahorra tiempo de traslado y combustible.

Ejecutar la inspección (bandeja de entrada)

Barra lateral → Inspectores → Bandeja de entrada. Es la interfaz principal del inspector para el día a día.

Componentes de la bandeja

Componente	Para qué
Barra de filtros	Buscar por folio, estatus (asignadas, concluidas, canceladas, atrasadas) y tipo de trámite.
Visualización temporal	Ver tareas por día, semana o mes.
Vistas de trabajo	Alternar entre Ficha (lista) y Mapa (geográfica) — el mapa muestra ubicaciones exactas para planificar rutas.

Opciones de cada inspección

Cada tarjeta tiene un botón "Opciones" que despliega:

Acción	Qué hace
Editar	Reagendar la cita si es necesario.
Cancelar	Solo administradores/superadministradores.
Vista previa	Datos rápidos: persona, folio, fecha, hora, dirección.
Ver historial	Trazabilidad: quién asignó la inspección a quién.
Devolver inspección	Si no puedes realizarla, la envía de vuelta a la bandeja de asignación.
Iniciar trámite	Comenzar a trabajar y cargar resultados.

Gestionar una inspección

1. Iniciar — click en Opciones → "Iniciar trámite". Se abre la pantalla del trámite específico.

2. Pestaña Inspectores — dentro del trámite, busca la pestaña "Inspectores" en el panel derecho o inferior.

3. Llenar el informe:

Campo	Qué reportas
Estatus de la inspección	Estado actual: aprobada, rechazada, condicionada.
Informe de inspección	Documento o evidencia principal de la visita.
Detalles de modificaciones requeridas	Si el ciudadano debe corregir algo, adjunta documento explicativo.
Observaciones generales	Campo de texto para notas importantes.

4. Guardar y cerrar — click en "Guardar" y acepta la etapa para que el trámite continúe su flujo.

Roles y visibilidad en la bandeja Administradores y superadministradores ven una barra que les permite alternar entre "Mis tareas" y "Todas las tareas". Inspectores y operadores solo ven sus asignaciones directas. Sin el permiso "inspector operador", no puedes acceder a la bandeja.

Parte B — Módulo de citas

El módulo de citas organiza la atención al público, presencial o virtual, dentro del flujo de un trámite. Su estructura se basa en oficinas (espacios generales) y escritorios (puntos de atención específicos dentro de cada oficina).

Funcionalidad destacada: "Cita como trámite" — cuando el único paso del proceso es agendar la cita, sin formularios ni etapas previas.

Componentes del módulo de citas

Componente	Quién lo usa	Para qué sirve
Configuración	Superadmin / Admin	Crear oficinas, escritorios, horarios, y configurar "Cita como trámite".
Bandeja de asignación	Admin / Editor	Asignar citas a operadores, confirmar asistencia del ciudadano, reasignar escritorios. El operador no accede a esta bandeja.
Bandeja de entrada	Todos los roles	Gestionar el estatus de cada cita: en proceso, atendida, cancelada.

Conceptos clave

Concepto	Qué es
Oficina	Espacio físico o virtual general (ej. Sede Central, Oficina Norte).
Escritorio	Punto de atención específico dentro de una oficina (ej. Ventanilla 4, Licencias renovación). Es la unidad que define la capacidad de atención. Sin escritorios, no se pueden agendar citas.
Cita como trámite	Configuración donde el proceso se reduce exclusivamente al agendamiento — sin formularios ni etapas. Agiliza gestiones que solo requieren presencia del ciudadano.

Panel Trámite en línea con Módulo citas activado — Activa el Módulo citas desde el panel del trámite para habilitar la etapa

Configurar oficinas

Barra lateral → Citas → Configuración. Vas a ver el "Directorio de oficinas". Click en "Añadir oficina" y completa 3 pestañas obligatorias:

Pestaña 1: Información general

Campo	Tipo
Nombre	Obligatorio
Responsable	Obligatorio (funcionario ya registrado)
Dirección + Coordenadas	Obligatorio
Dependencia	Obligatorio (tiene que existir previamente)
Correo + Teléfono	Obligatorio

Pestaña 2: Calendario y horario de servicio

Campo	Qué define
Tipo de atención	Presencial, en línea o ambas.
Fechas	Inicio y fin de actividades (período de vigencia de la oficina).
Días y horas	Qué días de la semana abre y en qué rango horario general (ej. lunes a viernes de 8:00 a 14:00).

Pestaña 3: Escritorios

Click en "Agregar escritorio". Define nombre, responsable, tipo de atención y horarios específicos.

El horario del escritorio tiene que estar dentro del horario de la oficina — si la oficina cierra a las 14:00, el escritorio no puede operar hasta las 16:00.
Puedes definir pausas (horarios de comida/almuerzo).
Un funcionario puede estar asignado a varios escritorios siempre que los horarios no se superpongan.

Click en "Guardar datos". Activa el interruptor "Oficina habilitada" (parte superior izquierda) para que esté disponible al público.

Lista de oficinas con nombre, dependencia, dirección y estatus — Directorio de oficinas — cada oficina muestra dependencia, dirección y estatus (Disponible/Cerrado)

Desactivar vs. eliminar: Si un escritorio deja de funcionar temporalmente (vacaciones del funcionario), usa la opción de desactivar en lugar de eliminar. Esto guarda el historial y la configuración para el futuro.

Panel de Etapas con todos los tipos disponibles y etapa Citas en el flujo — Tipos de etapa disponibles — arrastra "Citas" al flujo

Configuración de la etapa Citas con campos de nombre, tiempo, oficinas y opciones de reagendar — Configura la etapa de citas: nombre, tiempo, formas de agendar, oficinas habilitadas

"Cita como trámite" — configuración

Para trámites donde el único paso es agendar:

En la configuración del trámite, enciende el interruptor "Módulo de citas" en la barra lateral.
Selecciona "Este trámite solo tendrá citas".
Define duración de la cita, si se permite reagendar, y selecciona las oficinas habilitadas.

Operar citas (bandeja de asignación)

Barra lateral → Citas → Bandeja de asignación. Es el tablero de mando para gestionar el flujo de ciudadanos en tiempo real.

Panel de estadísticas

Indicador	Qué muestra
Total de citas	Cuántas personas se esperan.
Citas finalizadas	Cuántas atenciones ya concluyeron.
Citas en proceso	Cuántas atenciones están ocurriendo ahora.

Gestión de citas

Ubica la cita en la lista → click en el ícono de tres puntos. Acciones disponibles:

Confirmar asistencia — cuando el ciudadano se presenta en la oficina.
Cambiar escritorio — reasignar si el operador original no puede atender. Solo si hay espacio disponible en la misma oficina y hora.
Búsqueda por folio, filtros por estatus, vistas por día/semana/mes.

Gestionar citas (bandeja de entrada)

Barra lateral → Citas → Bandeja de entrada. Donde convergen todas las citas agendadas. Dos escenarios:

Escenario 1: Trámite de "solo cita"

Ubica la cita → tres puntos → opciones:

Acción	Qué hace
Reagendar la cita	Cambia fecha/hora.
Cancelar la cita	Da de baja el encuentro.
Marcar como atendida	Confirma que el ciudadano asistió.
Añadir observaciones	Notas internas sobre la atención.

Escenario 2: Cita como etapa de un trámite

Más complejo — la cita es un paso dentro de un proceso mayor (ej. cotejo de documentos para licencia de construcción):

En la bandeja, click en el ícono de ojo (ver detalle) del trámite.
Dentro de la solicitud, busca la pestaña "Citas".
Click en el ojo de la cita específica → opciones: Atendida, Cancelar, Observaciones.
Importante: al marcar como "Atendida", se habilita el botón "Aprobar". Tienes que hacer click en aprobar para que el trámite avance — marcar atendida sola no es suficiente.

Roles en la bandeja de citas Superadministradores y administradores ven un filtro para alternar entre "Mis tareas" y "Todas las tareas". Operadores solo ven las citas que un administrador les asignó previamente. Si un operador no ve citas, primero verifica que se le asignaron desde la bandeja de asignación.

Etapa Inspectores arrastrada al flujo de etapas — Arrastra "Inspectores" desde la columna izquierda al flujo del trámite

Configuración de la etapa Inspectores con campos de nombre, tiempo de vida, concepto y documento — Configura la etapa: nombre, tiempo de vida, tipo de concepto y tipo de documento

Agregar las etapas al trámite

Con ambos módulos configurados, agrega las etapas al trámite ejemplo:

Abre el trámite → Etapas → arrastra "Inspectores" al flujo (entre Revisión y Emisión).
Arrastra "Citas" donde corresponda en el flujo.
Configura cada etapa: vincula el concepto de inspección o la oficina habilitada.
Recuerda: el flujo típico es Formulario → Revisión → Inspección → Cita (si aplica) → Pago → Emisión.

🧪 Configura inspección y cita — ciclo completo 25-30 min

Ruta: Barra lateral → Inspectores → Configuración → Configuración general. Establece peso máximo de archivos en 10 MB. Ruta: Configuración → Nuevo concepto. Clave INS-01, nombre "Inspección de establecimiento", descripción "Verifica condiciones del local". Agrega evidencia obligatoria: "Foto de fachada" (múltiples archivos activado) + "Foto interior". Guardar.
Ruta: Barra lateral → Usuarios → Funcionarios → Añadir funcionario → Módulo inspectores → Rol: Inspector. Crea un funcionario inspector y vincúlalo.
Ruta: Trámite ejemplo → Etapas → Arrastrar "Inspectores". Ubica entre Revisión y Emisión. Vincula el concepto INS-01.
Ruta: Portal público → Trámite ejemplo → Iniciar solicitud. Envía solicitud como ciudadano → como operador, aprueba la revisión → la solicitud llega a la etapa de inspección.
Ruta: Barra lateral → Inspectores → Bandeja de asignación → Ícono de ojo → "Asignar inspector". Selecciona el inspector, fecha, turno matutino. Guardar.
Ruta: Barra lateral → Inspectores → Bandeja de entrada → Opciones → "Iniciar trámite" → Pestaña Inspectores. Inicia sesión como inspector. Estatus "Aprobada", sube foto de evidencia, escribe observaciones. Click en "Guardar" y acepta la etapa.
Ruta: Barra lateral → Ventanilla Digital → Bandeja de entrada. Confirma que el expediente avanzó a la siguiente etapa del flujo.
Bonus — Ruta: Barra lateral → Citas → Configuración → Añadir oficina. Nombre "Oficina Central", completa responsable, dirección, dependencia, correo, teléfono. En Calendario: presencial, lunes a viernes 8:00-14:00. En Escritorios: agrega "Ventanilla 1" con horario 8:00-13:30 y pausa 11:00-11:30. Guardar y habilitar. Agrega la etapa "Citas" al trámite. Reserva una cita como ciudadano. Desde la bandeja de citas, confirma asistencia, marca como atendida, y aprueba la etapa.

Le agregas inspección y cita al trámite ejemplo — verificación de campo + atención presencial.

Configurar el trámite antes que el catálogo

No puedes asignar una etapa de inspección si el concepto no existe en el catálogo. Sigue el orden: primero configura los conceptos de inspección, después diseña el trámite.

Inspección sin dictamen

La visita se realizó pero nadie registró el resultado en la plataforma. El expediente queda atorado indefinidamente. Siempre cierra con dictamen — aprobada, rechazada o condicionada.

Todo a un solo inspector

Asignar todas las inspecciones al mismo usuario genera cuellos de botella. Usa la vista de mapa y el panel de estadísticas para distribuir la carga por zona y agenda.

Olvidar "Múltiples archivos" en evidencia

Si no activas la casilla, el inspector solo puede subir una foto por campo. Si se equivocó, no puede agregar otra. Activa siempre "Múltiples archivos" para evidencia fotográfica.

Ignorar la ubicación en el mapa

El inspector pierde tiempo cruzando la ciudad. Usa la vista de mapa para agrupar inspecciones por zona antes de asignar.

Devolver en lugar de iniciar (inspección)

"Devolver inspección" desasigna la tarea y la regresa a la bandeja de asignación. Para trabajarla, usa "Iniciar trámite". Solo devuelve si genuinamente no puedes realizarla.

Oficina sin escritorios

Creaste la oficina pero no le agregaste escritorios. El ciudadano no ve horarios disponibles y no puede agendar. La sección Escritorios es indispensable.

Horario del escritorio fuera de la oficina

Si la oficina cierra a las 14:00, ningún escritorio puede operar hasta las 16:00. El sistema rechaza la configuración. Verifica que el rango horario del escritorio esté contenido en el de la oficina.

Marcar cita como atendida sin aprobar la etapa

En trámites complejos (cita como etapa), marcar "Atendida" no basta — tienes que hacer click en "Aprobar" o "Aprobar etapa" para que el trámite avance. Sin ese click, el expediente queda detenido.

No asignar citas a operadores

Los operadores no ven nada si el administrador no les asignó citas desde la bandeja de asignación. Distribuye la carga antes de iniciar el turno.

Certificación Partner Sovra

Contenido del curso

Semana 1 · Plataforma

Semana 2 · Metodología

Semana 3 · Identidad Digital

Semana 4 · Certificación

Otros